Решение очевидно — автоматизация. Задачи оптимизации бизнес процессов включают:
- минимизацию ошибок за счет исключения человеческого фактора;
- оптимизацию расходов на персонал и операционные затраты;
- улучшение прозрачности работы и контроля над операциями.
Разберем, что такое автоматизация процессов, какие бизнес-процессы требуют оптимизации, какие технологии используются и какие есть преимущества.
Что такое автоматизация бизнес-процессов
Компании ежедневно сталкиваются с сотнями повторяющихся задач: обработка заявок, ведение финансового учета, согласование документов, управление клиентской базой. Если выполнять эти операции вручную, затрачивается много времени, возрастает вероятность ошибок, а предприятие теряет деньги. Существует несколько популярных способов оптимизации. Способы и преимущества оптимизации процессов бизнеса включают применение:
- CRM для управления клиентской базой и продажами;
- ERP для контроля финансов и логистики.
Благодаря этим инструментам компании повышают скорость работы, улучшают контроль и снижают нагрузку на сотрудников.
Что такое автоматизация процессов?
Это перевод рутинных задач в автоматический режим с использованием программных решений. Платформы выполняют действия без участия сотрудников, экономя время и снижая затраты.
Что дает автоматизация бизнес процессов? Компании получают возможность быстрее выполнять задачи, снижать затраты, минимизировать ошибки и повышать качество клиентского сервиса. Например, автоматизация обработки заказов в интернет-магазине ускоряет работу отдела продаж, сокращая время оформления с нескольких часов до пары минут.
Цели и направления
Применение цифровизации возможно в разных сферах деятельности. Цели и направления автоматизации бизнес процессов охватывают:
- снижение трудозатрат на рабочие процессы и снижение ошибок;
- мгновенная обработка данных, автоматизированное формирование отчетов, ускорение взаимодействия между отделами;
- полная картина всех операций, исключение «человеческого фактора» и снижение вероятности сбоев;
- рост удовлетворенности клиентов — быстрая обработка заказов, персонализированный подход, точное выполнение обязательств.
Какому бизнесу нужна автоматизация
Это актуально для любых компаний, независимо от их деятельности. Значительно облегчить работу автоматизация поможет в сферах:
- продаж и клиентских сервисов — CRM помогают фиксировать все этапы взаимодействия с клиентами, управлять лидами, анализировать поведение аудитории;
- производства — контроль запасов на складе, оптимизация загрузки оборудования;
- логистики и транспорта — программы рассчитывают маршруты, прогнозируют загрузку складов, сокращают время доставки;
- финансового сектора — алгоритмы проводят анализ платежей, предотвращают мошенничество, ускоряют документооборот;
- медицины и фармацевтики — платформы управления расписанием врачей, хранение данных пациентов, автоматическое назначение процедур.
Компании получают доступ к новым возможностям и повышают эффективность в несколько раз.
Какие бизнес-процессы можно автоматизировать
Следует внедрять систему для следующих отделов и процессов:
- продажи и маркетинг: взаимодействие с клиентом, документооборот, аналитика;
- бухгалтерия и финансовый учет: расчет зарплаты, синхронизация, хранение и обработка данных;
- документооборот: согласование контрактов, счетов, внутренних приказов.
- HR и управление персоналом: отслеживание рабочего времени, адаптация новых сотрудников, подача заявок на подбор персонала, найм;
- логистика: планирование маршрутов доставки и загрузки водителей, складской учет и т.д.
Способы оптимизации
Для оптимизации используются технологии:
- CRM помогают управлять клиентской базой, анализируют эффективность работы менеджеров и автоматизируют продажи;
- ERP объединяют финансовый учет, складские операции, логистику, управление персоналом.
Какие преимущества во внедрении автоматизации рабочих задач
Основная польза:
- Сокращение операционных расходов. Ручное управление требует значительных затрат на персонал, бумажный документооборот и исправление ошибок. Автоматизация позволяет перераспределить ресурсы, снизить потребность в дополнительных сотрудниках и минимизировать издержки на повторяющиеся операции. Например, внедрение цифрового документооборота сокращает затраты на бумагу, печать и хранение архивов.
- Увеличение скорости работы. Ожидание подтверждения заявок, согласование документов и обработка данных вручную занимают часы, а иногда и дни. CRM-системы мгновенно фиксируют обращения клиентов, а ERP-системы автоматически распределяют ресурсы и контролируют выполнение сделок. Чем быстрее работает предприятие, тем выше ее конкурентоспособность.
- Снижение количества ошибок. Человеческий фактор — одна из главных причин потерь. Ошибки при вводе данных, неверные расчеты, пропущенные запросы клиентов приводят к дополнительным расходам и ухудшению качества. Цифровизация исключает эти проблемы: системы работают по заданным алгоритмам, не допускают потерь информации и контролируют выполнение всех этапов операций.
- Повышение прозрачности работы компании. Руководители часто сталкиваются с нехваткой актуальной информации о состоянии фирмы. Автоматизация обеспечивает полный контроль над операциями в режиме реального времени. Отчеты, аналитика, статистика — все данные доступны в удобных дашбордах. Это позволяет оперативно принимать решения, прогнозировать развитие фирмы и предотвращать возможные риски.
- Рост выручки за счет цифровизации. Предприятия отмечают повышение эффективности работы сотрудников и рост доходов. Менеджеры обрабатывают больше заказов, маркетинговые кампании становятся более точными, а клиенты получают качественные услуги.
Приведем наглядные примеры:
|
Было |
Стало |
|
Менеджеры вручную проверяли наличие товара на складе, выставляли счета и отправляли уведомления клиентам по электронной почте.
|
Клиенты могут оформлять заказы онлайн, система автоматически проверяет наличие товара на складе, формирует заявку и отправляет уведомление клиенту.
|
Начать оптимизацию рабочих задач можно уже сейчас с внедрения CRM системы Битрикс24, которая объединяет управление клиентами, продажами и аналитикой.
Этапы оптимизации
Рассмотрим основные этапы оптимизации рабочих процессов.
- Анализ текущего состояния бизнеса — выявление узких мест требующих оптимизации;
- Выбор инструментов — подбор CRM, ERP или других решений;
- Настройка и тестирование ПО — интеграция платформы в существующую инфраструктуру;
- Обучение сотрудников — внедрение новых алгоритмов;
- Запуск и контроль — отслеживание эффективности и доработка системы при необходимости.
Что дает автоматизация
Компании получают:
- сокращение затрат на персонал. Многие рутинные задачи, которые раньше требовали значительных трудозатрат, теперь выполняются автоматически. Это уменьшает потребность в дополнительных сотрудниках, позволяя перераспределить ресурсы на более важные направления;
- экономия времени. Ручная обработка данных, согласование документов, распределение задач между отделами — все это занимает часы и дни;
- увеличение прибыли. Когда менеджеры не перегружены рутиной, они могут персонализировать подход к клиенту и работать более продуктивно.
- транспарентность. Доступ к актуальным данным в режиме реального времени позволяет руководителям контролировать все аспекты бизнеса, оперативно реагировать на изменения и принимать обоснованные решения.