Что такое КЭДО
Это система, предназначенная для создания, обмена, хранения и подписания кадровых документов в цифровом виде. Компании отказываются от бумажных носителей, тем самым упрощают взаимодействие в связке работник/работодатель.
В чем отличие от ЭДО
ЭДО охватывает весь документооборот компании (договора, счета, акты), а КЭДО — только кадровый. Цифровизация помогает бухгалтерии быстро обмениваться документами с контрагентами онлайн, сокращая рутину при обработке данных в учетных системах. Расшифровка ЭДО в бухгалтерии — это не просто электронный документооборот, а полноценный процесс создания, подписания, отправки и хранения значимых документов. Для реализации этих возможностей понадобится лишь настройка 1С ЭДО.
В чем эффективность
Для чего нужен КЭДО и в чем его основные преимущества:
- Сокращение времени на согласование и подписание.
- Отсутствие необходимости печати и пересылки бумажных экземпляров.
- Снижение расходов на бумагу, картриджи, хранение архивов.
- Возможность сделать процессы доступнее для удаленных сотрудников.
- Снижение количества ошибок за счет автоматической проверки данных.
- Упрощение контроля движения документов.
- Соответствие требованиям законодательства.
Все это делает процессы работы с персоналом более прозрачными, управляемыми как для компании, так и для сотрудников.
Плюсы и минусы системы КЭДО в таблице:
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| Экономия времени, ресурсов | Затраты на внедрение |
| Удобство для удаленных сотрудников | Необходимость обучения |
| Безопасность данных | Согласие сотрудников обязательно |
| Автоматизация процессов | Интернет, электронная подпись обязательны |
Также отметим, какие документы нельзя подписывать в КЭДО: акт о несчастном случае, журнал инструктажа, приказ об увольнении.
Переход на электронный кадровый документооборот
После того как компания выберет систему для ЭДО, необходимо собрать документацию. Положение о введении кадрового электронного документооборота в законодательстве закреплено ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ.
Как перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) пошагово на схеме:
Дальше можно использовать систему в работе. Процесс выглядит так:
- HR-специалист или руководитель формирует электронный документ (трудовой договор, приказ, заявление и т.д.) в системе.
- Документ направляется в личный кабинет или в Госключ.
- Сотрудник подписывает документ с помощью электронной подписи.
- Подписанные документы автоматически помещаются в защищенный электронный архив с возможностью быстрого поиска.
При необходимости данные синхронизируются с бухгалтерией, ERP или другими корпоративными сервисами.
Какие системы КЭДО существуют
Условно, на рынке существует три семейства решений.
1. Платформы учетных систем (глубокая связка с 1С).
Минимальные «трения» с 1С, единые справочники, меньше ручных сверок. Компания завязана на стэк 1С и ее лицензирование.
2. Сервисы операторов ЭДО с модулем КЭДО (облако + коннекторы к 1С/HRM).
Быстрый старт, мощные облачные функции, много интеграций. Есть подписки/тарифы оператора, требуется настраивать обмен с учетными системами.
3. Специализированные HR-платформы с КЭДО (SaaS).
Упор на маршрутизацию, KPI HR-процессов, удобные «кабинеты», аналитику. Интегрируются с 1С и ERP через готовые коннекторы/API.
Какой кадровый электронный документооборот выбрать
При выборе системы важно учитывать не только удобство интерфейса, но и соответствие законодательным требованиям. На что обратить внимание:
- поддержка всех видов документов,
- типы ЭЦП,
- интеграция с бухгалтерией,
- соответствие требованиям ФНС и Минтруда,
- возможности для сотрудников,
- облачное или локальное решение.
Если у компании уже есть ЭДО, внедрение электронного кадрового документооборота лучше проводить с тем же вендором.
Подключение и настройка
Переход на электронный кадровый документооборот в организации требует не только выбора платформы, но и правильной подготовки. Чтобы внедрить систему без сбоев, назначьте ответственного сотрудника за техническую поддержку и взаимодействие с провайдером.
Как подключить и настроить кадровый электронный документооборот в 7 шагов:
Подытожим: что такое КЭДО и ЭДО и зачем они нужны современному бизнесу? Это удобство, безопасность, экономия времени и денег. Если вы хотите внедрить систему без ошибок, оптимизировать процессы и обеспечить юридическую корректность, закажите настройку у специалистов.